Privacy verklaring

Zwem & Polo Club Woerden (ZPC Woerden) vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en met wie gegevens eventueel worden gedeeld.

Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Zwem & Polo Club Woerden is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen de vereniging worden verwerkt.

Zwem & Polo Club Woerden
Van Helvoortlaan 40
3443 AP Woerden
KvK-nummer: 58328661
E-mail: bestuur@zpcwoerden.nl
Website: www.zpcwoerden.nl

Voor vragen over privacy of voor een verzoek met betrekking tot je persoonsgegevens kun je contact opnemen met het bestuur via bovenstaand e-mailadres.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van je relatie met ZPC Woerden. Het kan onder andere gaan om:

• voor- en achternaam;
• adres en woonplaats;
• geboortedatum;
• geslacht;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• bank- en betaalgegevens;
• KNZB-startnummer;
• lidmaatschapsgegevens;
• team, trainingsgroep of doelgroep;
• deelname aan wedstrijden;
• gegevens over functies binnen de vereniging, zoals trainer, coach, official of vrijwilliger;
• gegevens die je zelf via formulieren of de persoonlijke omgeving op de website verstrekt.

We verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

Lidmaatschap

Voor de registratie en uitvoering van het lidmaatschap verwerken we onder andere naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, bankgegevens en indien van toepassing een KNZB-startnummer.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

De gegevens worden gedurende het lidmaatschap bewaard en maximaal twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

Voor de ledenadministratie kunnen gegevens worden verwerkt in Sportlink en worden gedeeld met de KNZB wanneer dat noodzakelijk is.

Financiële administratie

Voor het innen van contributie en onze financiële administratie verwerken we onder andere naam, adres, e-mailadres, bankgegevens en betaalgegevens.

Gegevens die niet langer nodig zijn voor het lidmaatschap worden maximaal twee jaar na beëindiging daarvan bewaard. Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke financiële administratie worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn bewaard.

Wedstrijden en wedstrijdresultaten

Voor het organiseren van en deelnemen aan wedstrijden verwerken we onder andere naam, KNZB-startnummer, leeftijd of doelgroep, trainingsgroep of team, wedstrijdinschrijvingen, deelname en wedstrijdresultaten.

Gegevens kunnen hiervoor worden gedeeld met de KNZB, Sportlink, wedstrijdorganisaties en het wedstrijdsecretariaat.

Officiële wedstrijdresultaten kunnen voor langere of onbeperkte tijd bewaard blijven, bijvoorbeeld binnen de systemen van de KNZB of andere wedstrijdadministraties.

Digitale wedstrijdomgeving op de website

Voor wedstrijdzwemmen maakt ZPC Woerden gebruik van een digitale wedstrijdomgeving op de website. Hierin kunnen zwemmers en/of ouders of verzorgers informatie bekijken over wedstrijden en deelname.

Binnen deze omgeving kunnen onder andere naam, geboortedatum of leeftijd, doelgroep, trainingsmomenten, wedstrijddeelname, uitnodigingen en beschikbaarheid worden verwerkt.

Niet kunnen deelnemen

Wanneer een zwemmer aangeeft niet aan een wedstrijd te kunnen deelnemen, kan daarbij een reden worden opgegeven.

Deze reden is alleen bedoeld voor de organisatie van de betreffende wedstrijd en wordt na 180 dagen automatisch verwijderd.

We adviseren om in dit veld geen medische informatie of andere gevoelige persoonsgegevens te vermelden als dat niet noodzakelijk is.

Inactieve zwemmers

Wanneer een zwemmer binnen de wedstrijdadministratie als inactief wordt aangemerkt, blijven de gegevens nog maximaal twee jaar bewaard. Daarna wordt het zwemmerprofiel automatisch uit de wedstrijdomgeving verwijderd.

Dit staat los van wedstrijdresultaten of gegevens die in externe systemen zoals de KNZB of Sportlink worden bewaard.

Persoonlijk websiteaccount

Voor bepaalde onderdelen van de website kan een persoonlijk account worden gebruikt. Hiervoor verwerken we onder andere naam, e-mailadres en technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van het account.

Een websiteaccount en een zwemmerprofiel in de wedstrijdadministratie zijn afzonderlijke registraties.

Het verwijderen van een websiteaccount betekent daarom niet automatisch dat het zwemmerprofiel of bestaande wedstrijdgegevens worden verwijderd. Daarvoor gelden de bewaartermijnen die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Trainers en hulptrainers

Voor de inzet van trainers kunnen onder andere naam, adres, woonplaats, e-mailadres, bankgegevens en geboortedatum worden verwerkt.

Voor hulptrainers worden alleen de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor hun inzet.

Deze gegevens worden gedurende de overeenkomst of inzet bewaard en maximaal twee jaar na beëindiging daarvan.

De gegevens kunnen waar noodzakelijk beschikbaar zijn voor het bestuur, de betreffende zwem- of waterpolocommissie en de administratie van WoerdenSport.

Officials en juryleden

Voor de inzet van officials en juryleden verwerken we onder andere naam, woonplaats en behaalde bevoegdheden.

Deze gegevens worden tijdens de werkzaamheden en maximaal twee jaar daarna bewaard.

Voor het organiseren van wedstrijden kunnen deze gegevens worden gedeeld met de KNZB, wedstrijdcommissies en organiserende verenigingen.

Vrijwilligers

Voor de organisatie van vrijwilligerswerk verwerken we in ieder geval naam en contactgegevens en, wanneer noodzakelijk, aanvullende gegevens die nodig zijn voor de betreffende functie.

Deze gegevens worden tijdens de werkzaamheden en maximaal twee jaar nadat de werkzaamheden zijn beëindigd bewaard.

Communicatie

Voor communicatie over de vereniging kunnen we naam en e-mailadres gebruiken voor bijvoorbeeld verenigingsberichten en nieuwsbrieven.

Gegevens die hiervoor onderdeel zijn van het lidmaatschap worden gebruikt zolang iemand lid is.

Wanneer we na beëindiging van het lidmaatschap contactgegevens willen bewaren voor bijvoorbeeld een reünie of bijzondere verenigingsactiviteit, doen we dit alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven. De gegevens worden verwijderd wanneer deze toestemming wordt ingetrokken.

Foto’s en ander beeldmateriaal

Tijdens trainingen, wedstrijden en verenigingsactiviteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.

ZPC Woerden gaat zorgvuldig om met de publicatie van herkenbaar beeldmateriaal. Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd. Heb je bezwaar tegen publicatie van een foto of video waarop je herkenbaar bent, dan kun je contact opnemen met de vereniging.

Voor het maken van beeldopnamen in het zwembad gelden daarnaast de regels van de accommodatie en de vereniging.

Formulieren op de website

Via de website kunnen formulieren worden ingevuld, bijvoorbeeld voor contactverzoeken, proeftrainingen, instroomgroepen, lidmaatschap, vrijwilligerswerk en andere verenigingsactiviteiten.

De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij uit de aanvraag een lidmaatschap of andere langdurige relatie met de vereniging ontstaat.

Verstrekking aan andere partijen

ZPC Woerden verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het lidmaatschap of onze verenigingsactiviteiten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om de KNZB, Sportlink, wedstrijdorganisaties, WoerdenSport en leveranciers die nodig zijn voor de hosting, beveiliging, e-mail of technische werking van de website.

Wanneer een leverancier namens ZPC Woerden persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer ZPC Woerden daartoe wettelijk verplicht is.

Minderjarigen

Een groot deel van onze leden is minderjarig. We gaan daarom extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen en jongeren.

Waar nodig verloopt communicatie en toestemming via een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

ZPC Woerden neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en andere onrechtmatige verwerking.

Binnen de vereniging krijgen alleen personen toegang tot persoonsgegevens wanneer zij deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Cookies

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Welke cookies worden gebruikt, waarvoor deze dienen en welke toestemming daarvoor nodig is, staat beschreven in onze afzonderlijke cookieverklaring.

Via de cookie-instellingen op de website kun je je voorkeuren bekijken en aanpassen.

Je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, onjuiste gegevens te laten corrigeren en in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, verzoeken om de verwerking te beperken en eerder gegeven toestemming weer intrekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar bestuur@zpcwoerden.nl.

We kunnen vragen om aanvullende informatie om te controleren of het verzoek betrekking heeft op jouw persoonsgegevens.

Een verzoek tot verwijdering betekent niet altijd dat alle gegevens onmiddellijk kunnen worden verwijderd. Sommige gegevens moeten bijvoorbeeld worden bewaard vanwege wettelijke verplichtingen of omdat ze onderdeel zijn van een officiële wedstrijdadministratie.

Klachten

Heb je vragen of een klacht over de manier waarop ZPC Woerden met persoonsgegevens omgaat, neem dan eerst contact op met het bestuur.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Links naar andere websites

De website van ZPC Woerden kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Deze privacyverklaring is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door ZPC Woerden.

Voor andere websites geldt het privacybeleid van de betreffende organisatie.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, website of regelgeving verandert.

De meest recente versie van de privacyverklaring wordt altijd gepubliceerd op onze website.